سایت من

كدينگ حسابداری در نرم افزارهای حسابداري در ورود اطلاعات و ارائه گزارشات مورد نياز استفاده کنندگان از  اطلاعات حسابداری اهمیت بسیار زیادی دارد.

تعریف کدینگ حسابداری در نرم افزار حسابداري به صورت ساختار درختی و در سه سطح گروه و کل و معین تعریف می شود. مانند آن چیزی که در نرم افزار حسابداری همکاران سیستم و نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری بیت وجود دارد.

داشتن ساختار درختی برای كدهای حسابداری ،  امكان ارائه گزارشات وسیع و دريافت سريع و دقيق اطلاعات را با حجم عمليات بسيار كم مي دهد.

ذکر این نکته ضروری است که تمام گزارشات حسابداری و مالی با همین سه سطح قابل ارائه هستند و نیازی به سطح اضافه نیست. ولی در برخی نرم افزار های حسابداری مشاهده می شود که تعداد سطوح کدینگ حسابداری از سه سطح فراتر رفته و تا شش سطح می رسد.

از جمله نرم افزارهایی که سطوح کدینگ حسابداری آنها تا شش سطح است عبارتند از : نرم افزار حسابداری همکاران سیستم و نرم افزار حسابداری باتیز محصول شرکت داده پردازان ارگس که هر دو دارای ساختار کدینگ حسابداری مشابه و دارای 66 سطح  حساب در قسمت کدینگ هستند که البته سه سطح از این 6 سطح مربوط به تفضیلی شناور می شود.

صورتهای مالی اساسی عبارتند از ترازنامه ، صورت سود و زیان ، سود و زیان جامع ، صورت جریان وجوه نقد و یادداشتهای مالی همراه. در این مقاله دو صورت مالی اساسی با نام های ترازنامه و سود و زیان را بحث می کنیم و نقش کدینگ حسابداری را در آنها ذکر می کنیم.

ترازنامه 

ترازنامه یکی از صورتهای مالی اساسی است که در تمام نرم افزارهای حسابداری تقریبا وجود دارد. اینکه می گویم تقریبا وجود دارد به این معنی است که با سبک های مختلف در نرم افزار های مختلف حسابداری قرار دارد. 

ترازنامه بر اساس فرض تداوم فعاليت تهيه می شود. فرض تداوم فعالیت به این معنی است که يک موسسه و یا شرکت برای دوره نا محدود فعاليت می کند. یکی دیگر از فرض هایی که در تهیه ترازنامه باید رعایت کرد ، فرض واحد اندازه گيری بر حسب واحد پول است . در ايران تمامی صورتهای مالی  بايد بر اساس واحد پول ريال تهيه شود. 

یکی از اصول حسابداری که در ترازنامه باید حتما رعایت گردد، اصل افشاء است. زيرا ارقامی که در اين صورت مالی ذکر می شود بسيار با اهميت است و بايد تمامی ارقام با دقت و به طور کامل افشاء شود. فرض های دیگر حسابداری نیز به نوبه خود در تهیه ترازنامه باید مورد توجه قرار گیرند.  

از فرضها و اصول که بگذریم به بحث سطوح حسابها در ترازنامه می پردازیم. معمولا ترازنامه در سطح کل و معین تهیه می شود. در ترازنامه لزومی ندارد که در سطح پایین تر از معین گزارشی تهیه شود. گرچه خیلی از نرم افزارهای حسابداری دارای تراز در سطح تفضیلی هم هستند ولی برای گزارش گری صورتهای مالی باید ترازنامه در سطح حساب کل و یا حداکثر در سطح حساب معین تهیه و گزارش شود.

بر اساس ميثاق اهميت بايد تنها ارقام با اهميت در ترازنامه ذکر شود. ارقام ترازنامه ، ارقامی با اهميت ( از نظر ريالی ) می باشند. ذکر این نکته ضروری است که مفهوم اهميت مفهومی نسبی می باشد. مثلا برای کسی که گردش حسابش میلیاردی است ذکر مبالغ در حد 1000 ریال بی اهمیت است.

صورت سود و زیان

صورت سود و زيان هم یکی از صورتهای مالی اساسی است. این صورت مالی باید بر اساس اصول و میثاقهای زیر تهیه گردد. البته استاندارد حسابداری شماره 3 نیز در تهیه این صورت مالی بسیار با اهمیت است. 

اصل تحقق درآمد که در استادارد شماره 3 است. فرض دوره مالی و  اصل تطابق و ميثاق احتياط  و اصل افشاء و ميثاق اهميت  و  ميثاق فزونی منابع بر مخارج 

اصل تحقق درآمد می گوید که هر مبلغی که دريافت شود درآمد نمی باشد و چه بسا مواردی که مبلغی دريافت نشود اما درآمد باید شناسایی و ثبت گردد.

صورت سود و زيان بر فرض دوره مالی استوار است . يعنی مبنای تهيه اين صورت يک دوره مالی معين می باشد . در ضمن بر مبنای اصل تطابق ، هزينه های هر دوره تنها بايد با درآمدهای همان دوره مطابق شود . 

در صورت سود و زیان درآمدهای یک شرکت و هزینه های همان شرکت را لیست می کنند و آنها را از هم کم می کنند و در نهایت تفاوت آنها یا سود و یا زیان به حساب می آید. 

با نگاهی به آیتم های صورت سود و زیان در می یابیم که کدینگ حسابداری که در صورت سود و زیان می آیند همه کدینگ حسابداری موقت هستند. یعنی حسابهایی که در پایان سال مالی بسته می شوند.

نکاتی که در بالا ذکر شد تنها چکيده ای از مطالبی است که می توان در حيطه اين موضوع بيان کرد که البته به علت کمبود زمان نمی توانيم تمامی اين موارد را ذکر کنيم .

در نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری بیت شما با زدن یک کلید می توانید صورت سود و زیان  خود را بدست آورید.

در پایان نامی از نرم افزار اتوماسیون اداری قلم می بریم که محصول شرکت داده پردازان ارگس است. نرم  افزار اتوماسیون اداری دارای امکانات فراوانی برای شرکت ها می باشد که بزودی در همین وب سایت ، فیلم آموزشی اتوماسیون اداری آپلود می شود.

در اکثر نرم افزار های حسابداری موجود در بازار ایران عملیاتی برای ثبت خرید و فروش و برگشت از خرید و برگشت از فروش وجود دارد. هر کدام از این فرمهای عملیاتی در برنامه حسابداری حداقل یک برگ سند حسابداری بصورت اتوماتیک صادر می کنند. البته در نرم افزار های حسابداری سند به صورت موقت  صادر می شود و مدیر مالی پس از رویت سند، آنرا تایید می کند. از آن به بعد عملیات ثبت شده در سیستم قابل تغییر و یا حذف نمی باشد.

اسنادی که توسط عملیات موجود در نرم افزار حسابداری به صورت خودکار تولید می شوند، در قسمت  ثبت و اصلاح سند ، قابل اصلاح و یا حذف نیستند و برای تغییر در اینگونه سندهای حسابداری شما بایستی خود برگه مربوطه را باز کرده و اصلاح کنید در اینصورت نرم افزار حسابداری سند ثبت شده آنرا نیز اصلاح  خواهد کرد. و یا اگر عملیات مربوطه را حذف نمایید نرم افزار حسابداری به صورت اتوماتیک سند حسابداری صادر شده توسط آن عملیات را حذف خواهد کرد.

در این مقاله نحوه ثبت سند حسابداری هر کدام از عملیات چهارگانه خرید و فروش و برگشت از خرید و  برگشت از فروش را شرح خواهیم داد.

اسناد معاملاتی یا تجاری

اسناد معاملاتی و یا تجاری شامل خرید، فروش، برگشت از خرید، و برگشت از فروش می باشند. هر گاه یکی از این معاملات در شرکتی انجام شود یک سند حسابداری به صورت اتوماتیک توسط نرم افزار حسابداری تولید می شود.

سند خرید

وقتی جنس یا کالایی از کسی خریداری می کنید، آن جنس یا کالا وارد انبار می شود. بنابراین اگر روش ثبت موجودی کالای شما دائمی باشد ، آنگاه سند حسابداری آن که به صورت اتوماتیک به این صورت ثبت می شود که حساب موجودی کالا در انبار بدهکار و حسابهای پرداختنی با تفضیلی شخص فروشنده بستانکار می شود.

فرض کنید جمع اقلام خریداری شده 100 ریال بوده است آنگاه سند حسابداری که ثبت می شود به  صورت زیر است. 

حساب موجودی انبار / تفضیلی انبار    بابت خرید کالا    100    بدهکار 
مالیات بر ارزش افزوده                                                9        بدهکار

                            حسابهای پرداختنی / فروشنده                                    109 بستانکار

توجه کنید که کلیه هزینه های جانبی از قبیل هزینه حمل و بسته بندی و ... که برای خرید کالا پرداخت می شود به قیمت تمام شده کالا اضافه می شود.

توجه 2 اینکه مالیات بر ارزش افزوده ، جزء هزینه ها محسوب نمی شود و یک نوع حساب دریافتنی است که به عنوان پیش پرداخت مالیات به حساب می آید. بعدا با مالیات بر ارزش افزوده فروش تهاتر می شود و یا در پایان سال مالی پس گرفته می شود.

در نرم افزارهای حسابداری از جمله نرم افزارهای حسابداری شرکت داده پردازان ارگس این نوع  سند به صورت اتوماتیک و بدون دخالت کاربر صادر می شود و بر اساس استانداردهای حسابداری صادر می شود. این نوع اسناد به صورت موقت ثبت می شوند و حسابدار و یا مدیر مالی شرکت می تواند آنرا دائم کند. تا قبل از دائم کردن سند ، فاکتور خرید صادر شده قابل اصلاح و یا حذف می باشد ولی بعد از تایید سند حسابداری توسط مدیر مالی ، امکان اصلاح و حذف سند حسابداری در نرم افزار حسابداری وجود  نخواهد داشت.

یکی از مزایای نرم افزار حسابداری باتیز وجود یک نرم افزار اتوماسیون اداری در داخل آن است که توسط آن می توان نامه های اداری وارده و صادره را ثبت نمود و در شرکت گردش داد. نرم افزار اتوماسیون اداری قلم که محصول شرکت داده پردازان ارگس می باشد دارای زیر سیستم دبیرخانه و همچنین زیر سیستم  کارتابل و گردش نامه ها می باشد.

 حسابداری را علم تشخیص و ثبت و گزارشگری رویدادهای مالی تعریف می کنند. بر اساس این تعریف باید ابتدا رویدادهای مالی را تشخیص داد و سپس آن رویدادهای مالی را ثبت نمود و در نهایت آنها را گزارش کرد تا استفاده کنندگان بتوانند بر اساس آن گزارشات تصمیمات بهتری بگیرند.

در کتب حسابداری تاریخچه حسابداری را به صورت زیر بیان می کنند: 

در زمانهای گذشته که داد و ستد کالا بین اروپا و خاورمیانه افزایش یافت موجب شد تا دیگر نتوانند هر یک به صورت جداگانه به ثبت و مدیریت رویدادهای مالی بپردازند. قرار شد که یک سیستم مستند سازی معاملات ایجاد شده و قوانینی برای آن وضع شود.

در طول سالها علم حسابداری تکمیل شد اما اصول آن به صورت یکسان باقی ماند. در حال حاضر علم حسابداری آنقدر پیشرفت کرده است که در سطح دکتری در دانشگاهها تدریس می شود و استانداردهایی در سطح جهان و بین الملل برای آن تهیه شده است که به IFRS مشهور است. هر کشوری هم برای خود دارای استاندارد حسابداری است.

بیشتر موسسات مالی هم از انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری استفاده می کنند. این موسسات که به کسب و کارها خدمات مالی ارائه می دهند ، برای این که سطوح در آمد ، هزینه و سرمایه این شرکت ها را ثبت کنند از نرم افزار حسابداری استفاده می کنند. یکی از نرم افزار های حسابداری که موسسات مالی می توانند از آن استفاده نمایند نرم افزار حسابداری باتیز محصول شرکت داده پردازان ارگس می باشد.

رشد روز افزون معاملات در سطوح وسیع و ورود کامپیوتر به عنوان یک ابزار مفید در زندگی انسانها ، باعث شده است که انجام حسابداری بدون نرم افزار حسابداری غیر قابل تصور شود.

سیستم های مالی و نرم افزارهای حسابداری غیر از آنکه مشکلات و موانع حسابداری به شیوه سنتی را از بین برده است امکانات جانبی دیگری را از جمله بالا بردن سرعت و دقت در ثبت و پردازش اطلاعات و گزارشگری نیز در اختیار استفاد کنندگان قرار دهد.

آیا نرم افزار حسابداری می تواند جایگزین حسابدار شود؟

نرم افزار های حسابداری همانطور که گفته شد یک ابزار هستند و ابزار در خیلی از جاها نمی تواند جایگزین انسان شود. به همین صورت نرم افزار حسابداری نمی تواند جایگزین یک حسابدار شود. اما زمانی که از یک نرم افزار حسابداری استفاده می کنیم ، یک سری کارهای تکراری از روی دوش حسابدار برداشته می شود و حسابدار شما به جای انجام برخی از کارهای تکراری می تواند اطلاعات مالی و حسابداری را برای شما تحلیل کرده و از آن اطلاعات دقیق مدیریتی برای شما استخراج کند.

این می تواند برای شما یک امتیاز و مزیت رقابتی شود. شما اطلاعات مالی تحلیل شده دارید نه یک سری اطلاعات مالی خام .

نرم افزارهای حسابداری خوب و مناسب می توانند گزارشات مورد نیاز یک حسابدار رابه صورت ماهانه ، فصلی ( مانند آن چیزی که شما در گزارشات فصلی نرم افزار حسابداری باتیز می توانید مشاهده نمایید ) و صورتهای مالی اساسی سالانه در اختیار شما قرار دهند. گزارشات تهیه شده را می توانید هم به صورت پرینت و هم می توانید به صورت یک گزارش الکترونیکی در اختیار حسابدار خود قرار دهید .

در مقالات دیگری در سایت شرکت داده پردازان ارگس ، برخی مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری را برای شما بازگو می کنیم. همچنین مقالاتی در زمینه نرم افزار اتوماسیون اداری از جمله اتوماسیون اداری قلم محصول شرکت داده پردازان ارگس آمده است.

حسابداري مدیریت و حسابداري فرامتغیر

طرفداران تئوري محدودیت ها اظهار می دارند که معیار هاي حسابداري رایج مخالف بهبود راندمان بنگاه اقتصادي در اثر نتایج تئوري محدودیت ها است.

البته باید به این نکته توجه داشت که این تاثیر محدود به میزان سربار اختصاص داده شده به کار در جریان ساخت است. افزون بر این تاثیر یک اثر "منحصر بفرد" روي اولین اجراي تئوري محدودیت ها است و تنها زمانی بروز می کند که کمیت کار در جریان ساخت کاهش پیدا می کند.

برغم اظهار نظر هاي مختلف، تئوري محدودیت ها با حسابداري مدیریت چه از نظر تئوري و چه از نظر علمی سازگار بوده که این مطلب قبلا در کتاب معروف "هدف" گلدرات آمده است . هدف به حداکثر رساندن فرامتغیر همزمان با کاهش در سرمایه گذاري و هزینه هاي عملیاتی را می توان همانند قانون قدیمی حسابداري دانست

که قبل از انتشار کتاب "هدف" در کتاب ها آمده بود . روش گلدرات را اغلب حسابداري فرامتغیر می گویند.

برخی هزینه یابی بر مبناي فعالیت و حسابداري فرامتغیر را در مقابل یکدیگر قرار می دهند . در حالیکه هر دوي آنها نقش افزایش اطلاعات را دارند و هر کدام در جهتی به فرایند تصمیم گیري مدیران کمک می کنند.

هزینه یابی بر مبناي فعالیت نمی تواند در خصوص اینکه تجارت چگونه می تواند پول ایجاد کند، یا چگونه تولید زیادي وجود داشته باشد یا سریع تولید شود چیزي به شما بگوید ... حسابداري فرامتغیر یک سیستم هزینه یابی نیست بلکه یک معیار ارزیابی عملکرد است

نرم افزار حسابداری را همه تا حدودی می شناسند. در مقالات دیگری در همین سایت ، نوشته بودم که نرم افزار حسابداری تک سیستمی داریم که فقط قسمت دفتر داری دارد و اصطلاحا به آن نرم افزار حسابداری می گویند و نرم افزار حسابداری که دارای 40 زیر سیستم مختلف هم می باشد را نرم افزار حسابداری می گویند.

مقوله مربوط به نرم افزار حسابداری بسیار پیچیده است و در این مقاله نمی خواهم زیاد درباره آن صحبت کنم زیرا به اندازه کافی در مقالات دیگر درباره آن صحبت کرده ام. 

در اینجا می خواهم درباره ارتباط بین فروشگاه اینترنتی و نرم افزار حسابداری صحبت کنم. فروشگاه اینترنتی را همه شما می شناسید. با خیلی از فروشگاههای اینترنتی آشنا هستید. فروشگاههای اینترنتی که در دنیا مشهور هستند مانند آمازون دات کام و علی بابا و eBay و ...

و فروشگاههای اینترنتی مشهور ایران مثل دیجی کالا و بامیلو و 5040 و چاره و ...

اما پشت سر هر فروشگاه اینترنتی موفقی یک دستگاه عریض و طویل وجود دارد که آن وب سایت به ظاهر خوشکل و آراسته را پشتیبانی می کند و بدون آن دستگاه بزرگ و پیچیده ، یک وب سایت ساده ، هر چقدر هم زیبا و با امکانات زیاد باشد ، خیلی به درد نمی خورد.

فرض کنیم شما به فروشگاه اینترنتی دیجی کالا می روید و یک خرید انجام می دهید. چه اتفاقاتی می افتد؟

اول اینکه این سفارش شما توسط نرم افزار پردازش می شود. یک فاکتور فروش صادر می شود و بر اساس آن یک حواله انبار صادر شده و به قسمت انبار می رود و انبار دار بر اساس حواله صادر شده ، کالاهای سفارش داده شما را برای شما ارسال می کند و ...

تا اینجا اتفاقی که در نرم افزار حسابداری می افتد یک سند حسابداری است که در آن درآمدها یا همان فروش بستانکار شده و مشتری (در صورت خرید نسیه) و یا بانک (در صورت پرداخت آنلاین) بدهکار می شود. پی تا اینجا پی می بریم که فروشگاه اینترنتی و نرم افزار حسابداری ، خیلی هم دو مقوله جدا از هم نیستند و می توانند در جاهایی با هم تبادل اطلاعات کنند.

بعد از اینکه کالا از انبار خارج شد ، حالا نوبت به ثبت سند حواله انبار است. سند حواله انبار نیز سند حسابداری است که در نرم افزار حسابداری ثبت می شود. در این سند حسابداری ، اگر نوع ثبت موجودی کالا در انبار دائمی باشد ، موجودی کالا بستانکار شده و بهای تمام شده کالای فروش رفته بدهکار می شود.

مساله به اینجا ختم نمی شود و این دو نرم افزار با هم در جاهای دیگری نیز به تبادل اطلاعات می پردازند. مثلا برای تعریف مشتری و گروه بندی کردن مشتری .

همانطور که می دانید مشتری یک تفضیلی در نرم افزار حسابداری محسوب می شود. ولی در نرم افزار فروش و یا همان فروشگاه اینترنتی ، مشتری است و در یک گروه خاصی قرار می گیرد. مثلا مشتری درجه 1، مشتری طلایی و ... 

در اطلاعات پایه دیگر هم وضع به همین صورت است و هر زیر سیستمی ، مانند زیر سیستم فروشگاه اینترنتی ، زمانی که به نرم افزار حسابداری می رسد باید یک سری اطلاعات بین آن زیر سیستم و نرم افزار حسابداری رد و بدل شود.

در آخر کار هم نرم افزار فروش و یا فروشگاه اینترنتی یک سری گزارشات به کاربر سیستم می دهد. مثلا میزان کل فروش ، میزان کل برگشت از فروش و میزان کل تخفیف و ...

همین گزارشات در سرفصل های حسابداری در قسمت ترازها و دفاتر منعکس هستند. بنابراین اینجا هم یکی از جاهایی است که نرم افزار حسابداری با نرم افزار فروش و فروشگاه اینترنتی درگیر است. 

هر دو گزارش از هر دو زیر سیستم باید یک مبلغ ارائه بدهند. یعنی چه شما از نرم افزار حسابداری گزارش تهیه کنید که میزان کل فروش شما چقدر بوده است و چه از نرم افزار فروشگاه اینترنتی این اطلاعات را استخراج نمایید ، هر دو نرم افزار باید یک مبلغ را به شما گزارش دهند.

در مقاله دیگری در همین سایت ، ارتباط بین نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری ار بحث کرده بودیم. برای خواندن آن مقاله از لینک زیر استفاده نمایید.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری و ارتباط آن با نرم افزار حسابداری

نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس یکی از زیر سیستم های نرم افزار حسابداری یکپارچه ارگس می باشد که بزودی فیلم آموزشی در این زمینه تهیه و به بازار ارائه می شود.

نمایندگان اتاق باید از فضای انتخاباتی خارج شوند

کارتابل نامه های اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری بسیار مهم و حیاتی است. وقتی نامه اداری وارد سازمان می شود آنگاه باید در سازمان گردش پیدا کند. گردش نامه های اداری در سازمان توسط نرم افزار اتوماسیون اداری صورت می گیرد. 

در نرم افزار اتوماسیون اداری کارتابل قلب سیستم است و هر کس بعد از ورود به سیستم اتوماسیون اداری باید وارد کارتابل شده و تمام نامه های اداری خود را ملاحظه نماید. 

امکاناتی که در کارتابل نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد می تواند به شرح زیر باشد:

لیست نامه های اداری ارجاع شده به شخص

اولین چیزی که در کارتابل دیده می شود لیست نامه های اداری است که به شخص ارجاع داده شده است. وقتی کسی نامه ای را به شما ارجاع دهد این نامه وارد کارتابل شما می شود و شما می توانید لیست تمام این نامه های اداری که به شما ارجاع شده است را در کارتابل نامه های اداری ببینید.

رویت نامه اداری

در کارتابل نامه های اداری یکی از امکاناتی که باید وجود داشته باشد بحث رویت نامه های اداری است. با زدن این دکمه نامه اداری را می توانید ببینید و جزئیات آنرا مشاهده نمایید.

در این قسمت باید بتوانید تصاویر پیوست نامه اداری را نیز ببینید. تصاویر و مدارک پیوست نامه اداری هم می تواند به صورت عکس باشد و هم می تواند به صورت فایل های اکسل و word و ... باشد.

یکی دیگر از مواردی که می توانید در این قسمت ببینید تاریخچه گردش نامه های اداری می باشد. تاریخچه نامه های اداری از مواردی است که می تواند برای شما بسیار مهم باشد. با دیدن این تاریخچه در اتوماسیون اداری شما می توانید ببینید که این نامه اداری به چه کسانی ارجاع شده است و چه افرادی چه کارهایی انجام داده اند و چه دستورالعمل هایی روی این نامه  اداری صادر شده است.

یکی از مزایایی که در اتوماسیون اداری وجود دارد همین رویت تاریخچه نامه اداری و دستوالعمل هایی است که بر روی نامه صادر شده است. 

ارجاع نامه اداری

ارجاع نامه اداری یکی از امکاناتی است که در کارتابل نامه اداری وجود دارد. در ارجاع نامه شما نامه را به شخص دیگری ارجاع می دهید. ارجاع نامه اداری در اتوماسیون اداری بر اساس ساختار سازمانی صورت می گیرد. در بحث تعریف ساختار سازمانی شما تعیین می کنید که هر شخصی به چه افرادی می تواند نامه ارجاع دهد.

منبع : گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس 

این خبر توسط گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس برای سایت آماده شده است